Privatlivspolitik
Sidst opdateret: 17. april 2026
ProFireSafe tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dine personoplysninger i overensstemmelse med EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.
1. Dataansvarlig
Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er ProFireSafe ApS (CVR: 46 07 72 29). Vores fulde firmaoplysninger fremgår af Forretningsbetingelser, afsnit A.1.
2. Dataansvarlig og databehandler — roller og ansvar
Afhængigt af konteksten kan ProFireSafe ApS optræde i to forskellige roller i henhold til GDPR:
ProFireSafe ApS som dataansvarlig
ProFireSafe ApS er dataansvarlig, når vi behandler personoplysninger til egne formål — herunder:
- Indgåelse og opfyldelse af aftaler med kunder
- Besvarelse af henvendelser og forespørgsler
- Fakturering og bogføring
- Markedsføring og referencebrug (uden fortrolige oplysninger)
- Drift og forbedring af hjemmesiden
Som dataansvarlig bestemmer ProFireSafe ApS formålet med og midlerne til behandlingen og er ansvarlig for, at behandlingen sker i overensstemmelse med GDPR.
ProFireSafe ApS som databehandler
I visse situationer behandler ProFireSafe ApS personoplysninger på vegne af kunden — fx når vi får adgang til kundens systemer, dokumenter eller byggeansøgninger, der indeholder personoplysninger om tredjeparter (fx lejere, beboere eller medarbejdere). I disse tilfælde agerer ProFireSafe ApS som databehandler og kunden som dataansvarlig.
Konkrete scenarier: Typiske situationer, hvor ProFireSafe ApS agerer som databehandler, inkluderer adgang til kundens bygningssystemer, indsendelse af myndighedsansøgninger med personoplysninger om tredjeparter (fx lejere, beboere eller medarbejdere) samt behandling af dokumenter, der indeholder personoplysninger om andre end kunden selv.
Databehandleraftale og ansvar: Når ProFireSafe ApS agerer som databehandler, indgår vi en skriftlig databehandleraftale i overensstemmelse med GDPR artikel 28. Kunden forbliver dataansvarlig og er ansvarlig for at sikre, at der er et gyldigt og lovligt behandlingsgrundlag for de personoplysninger, der videregives til ProFireSafe ApS. Ønsker du en databehandleraftale, bedes du kontakte os jf. afsnit 1.
Denne privatlivspolitik beskriver primært behandlingen, hvor ProFireSafe ApS er dataansvarlig. Behandling som databehandler reguleres af den konkrete databehandleraftale indgået med kunden. Se også forretningsbetingelsernes afsnit A.11 for yderligere information om GDPR-roller i aftaleforholdet.
3. Hvilke personoplysninger indsamler vi?
Vi indsamler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at levere vores ydelser og besvare dine henvendelser. Det kan dreje sig om:
Kontaktoplysninger
- Navn
- E-mailadresse
- Telefonnummer
- Virksomhedsnavn
Henvendelsesdata
- Indhold af beskeder og forespørgsler
- Tidspunkt for henvendelse
- Korrespondancehistorik
Tekniske data
- IP-adresse
- Browsertype og -version
- Besøgte sider og tidspunkter
- Enhedstype
Aftale- og projektdata
- Oplysninger om ejendom eller virksomhed
- Projektbeskrivelser
- Faktureringsoplysninger
4. Formål og retsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål og på følgende retsgrundlag (GDPR artikel 6). For hver kategori af personoplysninger er retsgrundlaget angivet nedenfor:
Kontakt- og henvendelsesdata (navn, e-mail, telefon, beskedindhold)
Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f)For at kunne besvare dine spørgsmål og rådgive dig om vores ydelser. Alternativt kontraktopfyldelse (art. 6, stk. 1, litra b), hvis henvendelsen vedrører en igangværende aftale.
Tekniske data (IP-adresse, browsertype, besøgte sider, enhedstype)
Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f) / Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a)Nødvendige tekniske data (fx serverlogfiler) behandles på grundlag af legitim interesse for at sikre stabil drift og IT-sikkerhed. Statistiske data via cookies behandles kun på grundlag af dit samtykke. Vi har foretaget en interesseafvejning, som kan fremlægges på begæring.
Aftale- og projektdokumentation (projektbeskrivelser, ejendomsoplysninger)
Kontraktopfyldelse (art. 6, stk. 1, litra b)For at kunne levere de brandtekniske rådgivningsydelser, du har bestilt, og opfylde vores kontraktlige forpligtelser.
Fakturering og bogføring
Retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c)Vi er forpligtet til at opbevare regnskabsdata i henhold til bogføringsloven.
Håndtering af forsikringskrav og erstatningssager
Legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f)Hvis der opstår et krav mod ProFireSafe ApS' rådgiveransvarsforsikring, kan relevante oplysninger — herunder projektdokumentation og korrespondance — videregives til forsikringsselskabet ADIS/HDI Specialty. Kunden kan i henhold til forretningsbetingelsernes afsnit A.12 blive bedt om at bidrage med dokumentation.
Interesseafvejning: Hvor behandlingen sker på grundlag af legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f), har vi foretaget en afvejning af vores interesser over for dine rettigheder og frihedsrettigheder. Du kan til enhver tid anmode om at se denne afvejning kontakte os jf. afsnit 1.
5. Cookies og samtykke
Vores hjemmeside anvender cookies. Cookies er små tekstfiler, der gemmes i din browser, og som hjælper os med at huske dine præferencer og analysere brugen af hjemmesiden.
Nødvendige cookies
Altid aktiveDisse cookies er nødvendige for, at hjemmesiden fungerer korrekt. De kan ikke deaktiveres. De gemmer ingen personhenførbare oplysninger.
Statistik-cookies
Kræver samtykkeVi bruger Google Analytics til at forstå, hvordan besøgende bruger hjemmesiden. Dataene er anonymiserede og bruges udelukkende til at forbedre indhold og brugeroplevelse. Disse cookies aktiveres kun, hvis du giver samtykke.
Marketing-cookies
Kræver samtykkeVi anvender pt. ikke marketing-cookies. Hvis dette ændres, vil vi opdatere denne politik og indhente nyt samtykke.
Sådan indhenter vi dit samtykke
Ved dit første besøg på profiresafe.dk vises en cookie-banner, hvor du kan vælge hvilke cookie-kategorier du accepterer. Banneret indeholder en klar opdeling i nødvendige, statistik- og marketing-cookies samt link til vores fulde cookiepolitik.
Tilbagetrækning af samtykke: Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at klikke på cookie-indstillinger i bunden af siden eller ved kontakte os jf. afsnit 1. Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket inden tilbagetrækningen.
Dokumentation af samtykke
Vi logger og dokumenterer samtykke til cookies, herunder:
- Tidspunkt for afgivelse af samtykke
- Omfang af samtykket (hvilke kategorier der er accepteret)
- Version af cookiepolitikken på tidspunktet for samtykket
Du kan til enhver tid anmode om indsigt i de samtykker, vi har registreret for dig, ved at kontakte os jf. afsnit 1.
En detaljeret oversigt over de specifikke cookies vi anvender — herunder navn, udbyder, formål og levetid — fremgår af vores cookiepolitik.
6. Opbevaring og sletning
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til — og ikke længere. Nedenfor fremgår perioder og begrundelser:
Henvendelser uden aftaleindgåelse
Op til 2 årFor at kunne følge op på forespørgsler og dokumentere kommunikation i tilfælde af efterfølgende tvister.
Kundedata og projektdokumentation
Op til 10 år efter afsluttet projektFor at opfylde kontraktlige forpligtelser, myndighedskrav til brandteknisk dokumentation samt forsikrings- og ansvarsformål. Brandteknisk dokumentation kan have relevans i mange år efter projektaflevering.
Regnskabs- og faktureringsdata
5 år (bogføringsloven)Retlig forpligtelse i henhold til bogføringsloven § 10.
Data til forsikrings- og erstatningskrav
Op til 5 år efter projektafleveringSvarende til den almindelige forældelsesfrist, jf. forretningsbetingelsernes afsnit A.9. Opbevares for at kunne dokumentere og forsvare eventuelle krav.
Statistik-cookies
Op til 24 månederStandard levetid for Google Analytics-cookies. Data anonymiseres løbende.
Løbende vurdering: Vi efterprøver løbende behovet for opbevaring og sletter eller anonymiserer data, når formålet ophører. Du kan til enhver tid anmode om sletning af dine oplysninger — se afsnit 9 om dine rettigheder.
7. Deling med tredjeparter
Vi sælger aldrig dine personoplysninger til tredjeparter. Vi kan dog dele oplysninger med:
- IT-leverandører og systemudbydere, der hjælper os med at drive vores hjemmeside og forretning — der er indgået databehandleraftaler med alle relevante leverandører
- Offentlige myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet hertil (f.eks. SKAT, Datatilsynet, kommuner i forbindelse med byggesager)
- Google Analytics til anonymiseret trafikanalyse — kun hvis du har accepteret statistik-cookies
- ADIS / HDI Specialty (rådgiveransvarsforsikring) — ved anmeldelse af forsikringsskader, i det omfang det er nødvendigt
Kategorier af databehandlere
Hosting og IT-drift
Serverdrift og hjemmeside-infrastruktur
E-mail og kommunikation
E-mailplatforme og CRM-systemer
Dokumenthåndtering
NHL-Data (SharePoint/Microsoft 365)
Regnskabssoftware
Fakturering og bogføring
Analyseleverandører
Google Analytics (kun ved samtykke)
Vi anvender kun databehandlere, der er kontraktligt forpligtet i overensstemmelse med GDPR artikel 28. På anmodning udleverer vi en liste over aktuelle databehandlere — kontakt os jf. afsnit 1.
Dokumenthåndtering — NHL-Data og Microsoft SharePoint
ProFireSafe ApS anvender en SharePoint-løsning leveret og driftet af NHL-Data ApS til intern dokumenthåndtering, projektdokumentation og samarbejde. SharePoint er en del af Microsoft 365-platformen.
NHL-Data ApS — virksomhedsoplysninger
NHL-Data ApS
Databehandler — leverer og drifter SharePoint-løsningen
Microsoft Corporation
Underdatabehandler — Microsoft 365 og SharePoint-infrastruktur
Databehandleraftale: Der er indgået skriftlig databehandleraftale med NHL-Data ApS (CVR 25575555) i overensstemmelse med GDPR artikel 28. Microsoft agerer som underdatabehandler og er underlagt Microsofts Data Processing Agreement samt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) for overførsler til tredjelande.
Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
Kryptering
Data krypteres under overførsel og opbevaring
Adgangskontrol
Kun autoriserede medarbejdere har adgang
Backup-politikker
Regelmæssig sikkerhedskopiering af data
Alle databehandlere er forpligtet til at behandle personoplysninger fortroligt og udelukkende efter vores dokumenterede instruks i overensstemmelse med GDPR artikel 28.
8. Sociale medier
ProFireSafe ApS anvender sociale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn) til informations-, kommunikations- og markedsføringsformål. Ved interaktion på vores profiler gælder følgende:
Dataansvar og rollefordeling
ProFireSafe ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, vi indsamler og behandler direkte via vores profiler (fx beskeder, kommentarer, uploadet indhold). De sociale medieplatforme er selv dataansvarlige for den behandling, de foretager i henhold til egne vilkår og privatlivspolitikker.
Hvilke oplysninger behandles
Ved interaktion med vores profiler kan vi behandle: profilnavn, offentlig profilinformation, kommentarer, private beskeder, billeder/indhold du selv uploader samt oplysninger om dine interaktioner (likes, delinger). Private beskeder kan kopieres til vores interne sags- eller kundesystem.
Formål og retligt grundlag
Vi behandler oplysninger for at besvare henvendelser, varetage kundeservice, indgå eller opfylde kontrakter samt til markedsføring og analyse. Retligt grundlag er typisk kontraktopfyldelse (art. 6, stk. 1, litra b), legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f) for drift og kommunikation, eller samtykke (art. 6, stk. 1, litra a) ved målrettet annoncering.
Private beskeder og opbevaring
Private beskeder (DM) håndteres fortroligt og opbevares kun så længe det er nødvendigt for formålet (kundehåndtering, dokumentation mv.). Anmodninger om indsigt, rettelse eller sletning vedrørende oplysninger vi administrerer, rettes til os jf. afsnit 1.
Offentlige kommentarer og genbrug
Offentlige kommentarer og indhold, du poster på vores profiler, kan være synlige for andre brugere. Vi kan kun genbruge dit offentlige indhold til markedsføring efter forudgående tilladelse eller hvis det følger af forudgående offentliggørelse i forbindelse med kampagner.
Konkurrencer og kampagner
Ved deltagelse i konkurrencer eller kampagner på sociale medier oplyses særskilt: hvem der er dataansvarlig, formål, hvilke data der indsamles, opbevaringsperiode og vilkår for offentliggørelse af vinderinformation.
Platforme vi er til stede på
Meta Platforms Ireland Ltd.
Meta Platforms Ireland Ltd.
LinkedIn Ireland Unlimited Company
Overførsel til tredjelande via sociale medier: Behandling via sociale medier kan medføre overførsel af data til lande uden for EU/EØS. For sådanne overførsler anvender vi platformens gældende overførselsmekanismer (fx SCC). Spørgsmål om konkrete overførsler kan rettes til os jf. afsnit 1.
9. Overførsel til tredjelande
Visse af vores leverandører (f.eks. Google) kan behandle data uden for EU/EØS. I sådanne tilfælde sikrer vi, at overførslen sker i overensstemmelse med GDPR via passende garantier:
EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC)
Den primære overførselsmekanisme vi anvender over for leverandører i tredjelande, herunder Google LLC (USA) for Google Analytics og Microsoft Corporation (USA) for SharePoint/Microsoft 365.
EU-US Data Privacy Framework
Leverandører, der er certificeret under EU-US Data Privacy Framework, anses for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau i overensstemmelse med EU-Kommissionens afgørelse af 10. juli 2023.
Kendte modtagere uden for EU/EØS
Google LLC (USA)
Google Analytics — anonymiseret trafikanalyse
Overførselsmekanisme: SCC + EU-US Data Privacy Framework
Microsoft Corporation (USA)
SharePoint / Microsoft 365 — dokumenthåndtering via NHL-Data
Overførselsmekanisme: SCC (Microsofts Data Processing Agreement)
Anmodning om dokumentation: Du kan til enhver tid anmode om oplysninger om specifikke modtagere, det anvendte overførselsgrundlag samt kopi af relevante standardkontrakter ved at kontakte os jf. afsnit 1. Vi besvarer din anmodning inden for 30 dage.
10. Dine rettigheder
Som registreret har du efter GDPR en række rettigheder, som du til enhver tid kan gøre brug af:
Indsigtsret
Du kan anmode om at se, hvilke oplysninger vi har registreret om dig.
Berigtigelse
Du kan få rettet ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger.
Sletning
Du kan anmode om sletning af dine oplysninger, medmindre vi er retligt forpligtet til at opbevare dem.
Begrænsning
Du kan anmode om begrænsning af behandlingen i visse situationer.
Dataportabilitet
Du kan modtage dine oplysninger i et struktureret, maskinlæsbart format.
Indsigelse
Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.
Svarfrist og forlængelse
Vi besvarer anmodninger om udøvelse af rettigheder inden for 1 måned fra modtagelsen. Kontakt os jf. afsnit 1.
Ved komplekse eller mange samtidige anmodninger kan fristen forlænges med yderligere op til 2 måneder. Vi informerer dig altid om en eventuel forlængelse og begrundelsen herfor inden udløbet af den første måned, jf. GDPR artikel 12, stk. 3.
11. Klage til Datatilsynet
Hvis du mener, at vi behandler dine personoplysninger i strid med GDPR, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet:
12. Yderligere oplysninger
Kontaktperson for databeskyttelse
ProFireSafe ApS har ikke pligt til at udpege en databeskyttelsesrådgiver (DPO). For alle henvendelser vedrørende persondata og databeskyttelse bedes du kontakte os jf. afsnit 1. Vi besvarer databeskyttelsesrelaterede henvendelser med samme prioritet som øvrige rettighedsanmodninger — inden for 1 måned.
Særlige kategorier af personoplysninger
Vi behandler ikke særlige kategorier af personoplysninger (følsomme data) som defineret i GDPR artikel 9 — herunder helbredsoplysninger, politisk overbevisning, religiøs tro, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold eller biometriske data. Hvis det i et konkret projekt undtagelsesvis skulle blive relevant, sker det kun efter udtrykkelig aftale og med et særligt retligt grundlag i overensstemmelse med GDPR artikel 9, stk. 2.
Automatisk beslutningstagning og profilering
Vi foretager ikke automatisk profilering eller automatiseret beslutningstagning i et omfang, der har retsvirkning eller på tilsvarende vis væsentligt påvirker den registrerede, jf. GDPR artikel 22. Alle afgørelser, der vedrører vores kunder og samarbejdspartnere, træffes af mennesker.
13. Ændringer til denne politik
Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik. Ved væsentlige ændringer vil vi informere dig via e-mail eller ved en tydelig meddelelse på hjemmesiden. Datoen øverst på siden angiver altid, hvornår politikken sidst er opdateret.
14. Relaterede politikker
Privatlivspolitikken skal læses i sammenhæng med vores øvrige juridiske dokumenter:
Dokumenthistorik
Version 1.2 — Sidst revideret 17. april 2026